Booking.com
עבודות תשתית , יוצר - joseandrest, אתר - PIXABAY.COM

בקרת חשבונות בפרויקטים הנדסייים-על מה ולמה

את חשבון הבנק שלנו כמנהלי עסקים, עצמאיים וגם כאינדיבידואלים אנו בודקים אחת ליום אם לא יותר. עכשיו, תעצרו לרגע ותשאלו את עצמכם, האם דפוס התנהגות זה לא אמור ללוות אותנו גם בעבודה היום יומית שלנו בפרויקטים בהם אנו מעורבים. אם זה כקבלנים, אם זה כמנהלי פרויקטים ואם זה כמזמין של העבודה, איש איש למטרתו הוא. כן, גם המזמין, אשר לרוב יהיה גוף ממשלתי בענף הבניה לומד לבוא ולבקר את החשבונות המוגשים לו ולבקר באמצעותם את טיב העבודה ותזרים המזומנים השנתי/ רב שנתי אותו הוא מנהל. חשיבות התהליך רבה היא כי אנו יודעים שבפרויקטים בהם אנחנו מעורבים בעבודתנו בענף התשתיות והבניה היקפי הכספים אדירים וכל טעות קטנה בתכנון משתקפת בהוראות שינוי ועלויות משמעותיות שעולות וצפות עם הגשת החשבונות הסופיים.במהלך השנים האחרונות במסגרת בקרות חיצוניות שנערכות בחברות תשתית לרבות בדוחות מבקר המדינה עולה הצורך לקיים בדיקת חשבונות קבלנים.  הנני סבור כי בקרה חוזרת של חשבונות קבלן גם בחלק מהחשבונות החלקיים ובוודאי בחשבונות סופיים, המבוצעת על ידי מהנדסים מנוסים הננו פעולה מבורכת וחשובה, לה תועלות רבות הן באיכות הפרויקט והן בעלותו, כפי שנעמיק ונבהיר בהמשכו של מאמר זה.

לאחר כמאתיים פרויקטים אותם בדקנו במהלך השנים האחרונות, עולה ,כי ניתן לחסוך כספים רבים כתוצאה מבדיקות אלה.

הסיבות  לקיום של מהלך בקרה אמיץ זה על ידי רשויות, ומדוע דווקא כעת הפך השירות לחיוני, הנם רבות ומגוונות ונמנה כמה מהם.

הראשונה הנה כמות המטלות והדרישות אשר קיימות ממנהלי הפרויקטים והמפקחים, אשר עלו עם השנים בד בבד עם המורכבות הגדלה של הפרויקטים. הרבה יותר מערכות ותשתיות מורכבות ודרישות תיאום מחמירות במקביל לשחיקה בשכר לאורך השנים, אשר רק בולטת לאור זאת שהמפקח המסורתי שתפקידו היה לבדוק  אך ורק איכות עבודה וחשבונות, היום משמש גם כמנהל הפרויקט (באתר) המוציא לפועל והאחראי הראשי מצד המזמין לכול דבר ועניין.

מעבר לכך, אם בעבר ולא רק בישראל, כמות המקומיים אשר עסקו בהנדסה היו הרוב המכריע  בענף, היום חלק גדול מהמהנדסים האזרחיים, לומדים במוסדות שונים וחלקם אף באים מחו"ל ולא דוברים וכותבים את השפה על בוריה. זאת כאשר בעבר הם היו שייכים לטכניון ואוניברסיטת בן גוריון ברובם המכריע. כך שההשכלה אינה זהה ,רמת המוסדות אינה אחידה ,בתקנים בחוזים ובמפרטים לא כולם שולטים בצורה אחידה וחלק מאנשי המקצוע בענף לא שולטים בעברית שליטה מושלמת וכן… מהנדסים בתחום שלנו הופכים להיות מצרך מבוקש… נשמע מוכר?…

מעבר לזה שגם הדור השתנה, אם בעבר הכרנו את המפקח היקה והאכפתי, כיום פחות מוצאים טיפוסים מעין אלה והקפדנות אינה כשהייתה, ייתכן לאור היקפי הביצוע המבורכים והמטורפים אליהם הורגל משק התשתיות בשנים האחרונות.

לזה נוסיף חלק מהקבלנים אשר רוממות המקצוע וההגינות אינה נר לרגליהם, הנחות מפליגות אשר חלק מהמערכות המוסדיות נאלצים לקבל בגלל שלכאורה חייבים לקחת את ההצעה הכי זולה, מחירונים נמוכים ,כך שגם קבלנים מגיעים לביצוע עם רצון להרוויח בכל מחיר.

לאור זאת כפי שנאמר עלה הצורך לסגור פרצה זו ,כך שיותר  ויותר עיריות, חברות ממשלתיות וגורמים מוסדיים נוספים בחרו לבצע בקרה נוספת של חשבונות מטעמם והכירו בחשיבותה המשמעותית הן מבחינה של חיסכון כספי והן מבחינה מניעתית של בדיקה לא נאותה של חשבונות. תהליך בקרת החשבונות הסופיים בבקרה כפולה (בקרה של מנהל הפרויקט ובקרה של גורם ניטראלי חיצוני כפעולת אבטחת איכות על הבקרה של מנהל הפרויקט) הפכו לנורמה בזכות חברות כמו נתיבי ישראל (לשעבר החברה הלאומית לדרכים לשעבר מ.ע.צ.), משרד הבינוי והשיכון וחברת נמלי ישראל.

אינג' אילן פדר, צילום - יחסי ציבור

אינג' אילן פדר, צילום – יחסי ציבור

בקרת החשבונות הסופיים מבוצעת תוך שימוש בעקרונות הבאים: 

עקרון ראשון וחשוב הנו לוודא כי מועבר כל החומר הנדרש לשם בדיקה נמסר. מדובר בחומר רב שמסתבר שכולו חיוני [לא נוכל לפרט במסגרת מאמר קצר זה מדוע]כגון תכניות מכרז, כתב הכמויות החוזי, יומני עבודה, הנחות ממחירונים, תכניות כפי שבוצע, חישובי הכמויות ועוד. חומר זה תיעודו ושמירתו לאורך שנים חיונית הן כדי לאפשר התמודדות עם תביעות שונות ומשונות אך גם כדי לאפשר לשחזר את ההיסטוריה ההנדסית והביצוע של הפרויקט אם זה כדי לשחזר הצלחות ואם זה כדי למנוע הישנות כישלונות וליקויים.

שלב שני הנו לוודא כי החומר שנמסר לבדיקה הנו תקין. בראשית הבדיקות שבצענו לפני כחמש שנים, עת התחלנו בבדיקות הללו בצורה נרחבת ,הסתבר לנו כי באופן מפתיע ביותר ,שהפעולה הבסיסית ביותר של בדיקת חשבון לא מתקיימת, חישובי הכמויות!

קבלנו לידינו חשבונות בהם "חישוב הכמויות" היה רק תוצאה בלבד, ללא מכפלות וללא סקיצות. [זאת כמובן בנגוד ברור להנחיות החוזה הדורש חישובי כמויות]חלק מהמפקחים הסתפקו בתיקון הכמות שרשם הקבלן לכמות החוזה וכך חשו כי בצעו את תפקידם.

במהלך עבודתנו קבלנו גם "תכניות כפי שבוצע" בהם המודדים לא היו בשטח למרות שמבחינה חוקית הם מחויבים במדידה תקינה ואמינה. כך לדוגמא סמנו מדרכה היכן שלא הייתה קיימת. כך לדוגמא מודדים סמנו שוחות ביוב בכביש ולאחר מכן כל השוחות נכנסו לחשבון כשוחות בהם בוצעה התאמה גובה, כאשר בסיור בשטח הוברר שרק חלק פעוט מהשוחות שסימן המודד אכן הותאמו.

עקרון שני הנו התחשבות מלאה בגורם אותו למעשה אנו מבקרים חברת ניהול הפרויקטים והקבלן. על מבקר החשבונות להשתדל להבהיר לגורמים אלה כי הרצון של הבודק והמזמין הנו  לייעל ולשפר את המערכת ולא לפגוע במעמדם ולבקרם באופן אישי, אנו בסך הכול מייצגים את המערכת שמבקשת להשתפר.  מהניסיון שצברנו אנו חושבים שעל הבודק לשאוף להגיע להסכמות על הקיצוצים המחויבים בחשבון על בסיס ליקויים משמעותיים שנמצאו. אין זה מומלץ להתערב בהסכמות שהגיעו אליהם המפקח והקבלן בתחום האפור. מטרת הבודק (אשר באמתחתו הכלים לשפוט ולהעריך טיעונים מקצועיים)  לתת במה ולשמוע  את הסבריהם של מנהל הפרויקט והקבלן אשר לעיתים שופכים אור על נושאים שבעת הוצאת הדוח נחשבו כטעויות בחשבון.  עפ"י התשובות הניתנות  בסופו של התהליך ניתן להגיע להסכמות על הקיצוץ הנדרש.

יש לציין כי במערכות גדולות ותומכות ולאחר הכרויות שנוצרות וכאשר המזמין נותן את הגיבוי הנדרש וכל המערכת יודעת שמתקיים תהליך בקרת חשבון. מהלך הנדסי אנושי זה הופך להיות מקצועי והרבה יותר פשוט.

עקרון שלישי וחשוב מאוד לבצוע הבדיקה, הנו ההכרה והידיעה אצל הגורמים הנבדקים כי המהנדסים הבודקים, אינם אנשי משרד גרידא ,אלא מפקחים או מנהלי פרויקטים בעצמם "שהגיעו מהשטח" ,עבדו מול קבלנים, בדקו מולם חשבונות ומכירים את כל ההסכמות ההתלבטויות הפשרות והבעיות בין מפקח לקבלן, עד שבסופן של דבר מגיעים למוצר שמוגש ונחתם לבסוף בתור חשבון סופי.

עקרון רביעי, אין בדיקת חשבונות ללא יציאה וצילומים בשטח. תמיד מפתיע כמה נתונים נתן לאתר בסיור בשטח, הן על ידי מדידה מדגמית, הן על ידי אתור עבודות שלא בוצעו ועוד נתונים רבים וחשובים כולל עוד עין שיכולה להעיר על איכות העבודה שבוצעה.

בסופה של הבדיקה נמצאים שגיאות בחשבון אשר הנם מעבר להסכמות לגיטימיות שמושגות,  בין מפקח לקבלן, ישנם נושאים מוכחים עליהם לא נתן לוותר, [שלא לדבר על אשורי חשבון אשר הנם בגדר האבסורד ובחלקם אף מהתנהלות לא אתית בפרויקט] וכך מושג החיסכון בחשבונות.  אבל לא רק. קיימים מקרים רבים בהם עבודות שלא בוצעו ומופיעות בחשבון כמבוצעות, שימוש בחריג שלא מהמחירון המוסכם בחוזה, אי קיום הנחה שנתנה בחוזה, פירוש לא נכון של אופני המדידה בחוזה, שימוש לא נכון בתכולת המחירים, טעויות בכמויות שנמדדו, מדידה של עבודת הקבלן על פי מה שהקבלן ביצע בפועל ולא על פי מה שהיה אמור לבצע בהתאם לתוכניות. זוהי תופעה שראינו רבות, ישנן תכניות ועל הקבלן לבצע לפיהן, אולם אם הוא חפר יותר או שפך יותר בטון ברצפת הבניין מהנדרש, הוא דורש על פי מה שביצע בפועל ולהפתעתנו, במקרים רבים גם מקבל, זהו כמובן אבסורד, כיון שקבלן שיצק תקרה של בניין בעובי של 25 ס"מ במקום 20 ס"מ שבתוכנית, רק פגע באיכות הבניין [משקל עודף, גבהים לא נכונים וכדומה] ובוודאי שאין צריך לאשר לו את הכמות שביצע אלא רק את הכמות המתוכננת.

נושא הקרצוף והריבוד בפרויקטים של תחזוקת כבישים התברר לנו כנושא פרוץ ביותר, בחלק גדול ונרחב ברשויות רבות, כך שאם אתבטא בזהירות, אין בדרך כלל תכנון מסודר של שכבות האספלט אשר מבצעים בריבוד, גם אם יש פרטי תכנון ,אנשי השטח לא חשים כי הם מחייבים אותם. בחלק מכריע מהמקרים לא מבוצעת מדידת גבהים מסודרת עם סיום הקרצוף ,על פי מה שמנחה הספר הכחול במפורש. כך שלמעשה לא נתן לדעת במדויק כמה אספלט בוצע, גם לא משתמשים גם במספר מספק של קורים[קידוחים באספלט] על מנת לדעת מה עובי השכבה שבוצעה. כך שבמקרים רבים תעודות המשלוח הם העדות היחידה לכמות האספלט הקיימת בשטח לצורכי תשלום. לדעתנו זה לא מספק ולא אמין.[במאמר מוסגר, מומלץ לדעתנו לדאוג לשלם למודד מטעם המזמין, אשר יבצע מדידה כזאת לאחר הקרצוף, לטעמנו הרבה כסף ייחסך למדינה כתוצאה מכך]

אבל למה המזמין צריך להוסיף עוד מנגנוני בקרה? הלא די במנהל פרוייקטים מקצועי ונאמן כשלצדו שדרה של מתכננים ויועצים מומחים?

ובכן, היתרון שנגרם למזמין כתוצאה מהבקרה על החשבונות הנו היתרון של פעולת הבקרה עצמה …

מרגע שיודעים כל העוסקים במלאכה במערכת, כי יש ביקורת מקצועית וטובה, כבר מושג שיפור מידי בהתחשבנות.

חשבונות שבעבר היו מוגשים בצורה מרושלת לפחות בצורת ההגשה הבסיסית, חל שיפור משמעותי.

כמובן מושג בדרך כלל חיסכון כספי מוכח למזמין באמצעות עוד עין בוחנת. מבוצעת בקרת איכות מאנשי מקצוע שראו פרויקטים רבים מאוד ויכולים להעיד על טיב הפרויקט ואיכותו במדד של פרויקטים רבים מאוד אותם הם בחנו. בנסיבות הקיימות היום בארץ לדעתי ביצוע בקרה זו צריכה להיות כלי בסיסי אצל כל מזמין עבודה.

 

 

הערה חשובה:

למי שסבור כי הנה נמצא עוד מקל בגלגלי הבירוקרטיה, שיחשוב טוב את מי הוא לוקח לשירות. בדרך בה אני רואה את העבודה, זהו כלי יעיל גם לקדם את מועד הגשת החשבונות! ולסיים את ההתחשבנות. כך אני סבור שצריך לעבוד, מהר ביעילות ותוך הסכמות עם הגורמים המעורבים ולא עוד גורם שמשמש רק כעלה תאנה.

דוגמא לממצאי סיור בשטח במסגרת בקרת חשבונות סופיים:

שוחות אשר סומנו בתוכניות "כפי שבוצע" על ידי המודד, הקבלן הכניס אותם לחשבון כשוחות שהותאם בהן הגובה והמפקח אישר "כי הן מופיעות בתוכניות כפי שבוצע" 130 שוחות כאלה.

בפועל רק כעשרים שוחות היו שוחות אמתיות שהותאמו ובוצע בהן צווארון חדש מבטון.[הפרש עלות עשרות אלפי שקלים.]

דוגמאות נוספות יש למכביר, כמו אותו פרויקט תשתית בעיר בו הפרויקט חולק לכמה חלקי פרויקטים או "מבנים" בכתב הכמויות למי שמכיר. מספר הכפילויות בו בדיוק אותם פריטים[עצים, מדרכות ,דשאים] הופיעו בכמה מבנים שונים היה עצום והתבטא בכפילות על סך של 3 מיליון ₪ מתוך חשבון של 11 מיליון ₪ אשר נחסכו כתוצאה מבדיקתנו.

או קבלן עבודות העפר ,אשר חפר עד בלי די וחשבונו הלך ותפח לאין שיעור ,אם לא היו מפסיקים אותו הוא היה חופר עד מרכז כדור הארץ…. בנוסף לכך היה לו סעיף בכתב הכמויות בו היה אמור לבצע עבודה משולבת של חפירה פינוי פסולת גריסתה שקילתה פינויה ועוד מספר פעולות שעליהם קבל תשלום של כשבעים שקלים למטר קוב. בפועל הוא ביצע רק חלק קטן מהפעולות אבל אף גורם לא הוריד לו על כך כסף. כך יצא שהקבלן החרוץ שילש את הסכומים אותם הוא קבל בפרויקט זה ורק כתוצאה מפעילות שלנו הצלחנו להפחית מחשבונו שתי מיליון שקלים.

פסולת וחפירות למי שאינו יודע הנו אוצר בלום וכלי להתעשרות על ידי קבלנים רבים ורק ביקורת חיצונית של גורמים בלתי תלויים יכולה לטפל בבעיה כאובה זו.

דוגמא נוספת הנה אותו קבלן של מבנה ציבור מפואר, אשר עשה מניתוח החריג שלו מעשה מרכבה של שיבוש כוונת החוזה, בכך שהשתמש בסעיפי דקל בתור חריג לעבודות שביצע ובמקום לסיים בכך, הוא הוסיף שעות רבות של פועלים בניגוד לתנאי החוזה, חשבתם כי בכך יסתפק? טעיתם, הוא הוסיף לשעות הפועלים גם שעות של סימון, סיתות ופינוי פסולת, ואז נוסף גם שעות של מנהל העבודה, ואז נוסף גם עלות חיושב הכמויות בחשבון ועל זה נוסף תקורה והון והתייקרויות והשד יודע מה עוד.

כך יצא שהפועל או מנהל העבודה של הקבלן, הפכו להיות "מוצרים" שרק שעותיהם נספרות….

פועל הרי תפקידו אינו לסמן….נכון? ומנהל עבודה תפקידו אינו לחשב כמויות בחשבון…

הם כולם צריכים לבוא עם חולצות לבנות לאתר ועל זה לקבל כסף.

הנה כי כן האבסורדים בשוק רבים עד כדי בדיחה…רק שהיא עצובה.

לסיכום, הרי שפעולת בקרת חשבונות יכולה להניב תועלות משמעותיות למזמין. תיק המסירה של הפרויקט יכלול את כל המידע ההנדסי הדרוש לשכתוב היסטוריית הפרויקט לטובת מעקב ובקרת ביצועים לאורך השנים, תשלום יבוצע בצדק ובהגינות בהתאם לעבודות ולשינויים שנערכו בפועל ועפ"י הוראות החוזה והוראות השינוי הכתובות וחשוב ואולי הכי חשוב : תהליך הבקרה מתניע תהליך של שיפור בכל המנגנונים לאורך הפרויקט ולכל אורכו בהבטיחם כי בסוף התוצר שנקבל יהיה טוב יותר וכספנו כמשלמי המיסים ינוצל באופן מיטבי לרווחת כולנו.

הטור נכתב ע"י אינג' אילן פדר, בעלים חברת ד.א.פ

 

 

About קובי ברדה

‪Google+‬‏ web tools
%d בלוגרים אהבו את זה: