עשר הבעיות הנפוצות ביותר בקרב מנהלי כספים.

האם ניתן למנוע טעויות קלאסיות בארגונים? ■ ד"ר לירן אדליסט, מנכ"ל חברת Top-It, מספר על האופן בו ניתן להשיג שיפור משמעותי בשיטות הניהול, הבקרה, והביצועים ■ בשורה התחתונה: אל תתמכרו לאקסל.

 מאת: רון קסלר

כולנו יודעים שאגף הכספים מהווה את "מגדל הפיקוח" הארגוני. מנהלי כספים אמונים על פעילותו של מגדל הפיקוח בניווט התנועה ביעילות ומהירות העברת הדיווחים בין הגורמים השונים ולא פחות חשוב – מניעת התרסקויות.

"את מגדל הפיקוח לא ניתן לסגור לרגל שיפוצים", מסביר ד"ר אדליסט, מרצה במכללה למנהל המייעץ לחברות גדולות במשק כיצד ניתן לבצע שינויים בתהליכי העבודה, בטכנולוגיה ובאמצעי התקשורת בכדי להבטיח פעילות יעילה, בטוחה העונה לדרישות רגולטוריות וארגוניות.

אז מהם הדגשים שכדאי לאמץ?

ייעול תהליכי התקצוב – יעילות התקציב אמורה להיבחן בשלושה מישורים: בקרה תקציבית, יכולת לייצר תהליכי תכנון תכנון ועדכון תקציב בכל רגע נתון ובניית התקציב באמצעות תחשיבים ופרמטרים ( כגון כמויות, מחירים ויעדי שוק).

האקסל אינו מלך – אדליסט מסביר: "גיליון האקסל הפך מ"עבד" ל"מלך" – ארגונים המשקיעים מיליונים בפיתוחי IT עדיין מקבלים החלטות על בסיס גיליון אקסל. "בנוסף, מנהלי הכספים אינם מודעים לכלים ייעודיים המשפרים מהותית את העבודה עם גיליונות האקסל, ישנם כלים ההופכים את גיליונות האקסל למערכת ארגונית מבוקרת וידידותית למשתמש"

התחברו לנתונים, אל תקבלו אותם

"במקום להיות עבדים של קבלה ושליחה של מצגות, יצרו עיבוד נתונים ויצירת מידע אחיד, אמין, מדויק ומפורט. תצורת הצגת הנתונים שמספק "מגדל הפיקוח" חייבת להיות נוחה וידידותית – בדיוק כשם שכל אחד מסוגל לשלוף ולנתח מידע באמצעות האינטרנט כך צריכה להיות הגישה של מנהלים למידע ארגוני בכלל ולמידע כלכלי-פיננסי בפרט"

אבל כמה זה עולה באמת? 

לצד ההשקעה בתהליך התקצוב, נזנחת תורת התמחיר המציגה את התובנות החשובות ביותר העולם הניתוח הכספי. אדליסט מפרט: "בסביבה עסקית מגוונת ותחרותית תספק מערכת תמחיר את היכולת לזהות במדויק את העלות האמתית של כל פעולה בארגון ומעלות הפעילויות תיגזר רמת הרווחיות שמחולל כל מוצר ו/או לקוח. מה שהיה נכון בנובמבר לא בטוח נכון לסגירת הרבעון הראשון בסוף מרץ וכאן יש מקום לעשות עדכון אחורה ולא לבדוק בפינצטה האם אנחנו מתאימים לטבלה"

תכנון תזרים הוא חלק מהתהליך

"תמיד ישנה דרך טובה יותר לניהול תזרים המזומנים", מציין אדליסט. "שיפור אמצעי הבקרה ותכנון תזרימי המזומנים צריך להיות בראש סדר העדיפויות של כל ארגון המעוניין להקטין בהוצאות המימון ולגדול ביתרות המזומנים".

אל תאספו נתונים, נתחו אותם – "ארגונים רבים עדיין משקיעים ימי עבודה רבים בסגירת חודש, במקום שעות ספורות. הבעיה עבור ארגונים אלה אינה עלות כח האדם, אלא אובדן זמן שאמור לשמש לניתוח מידע, הסקת מסקנות ושיפור, כל דרישה הנוגעת לשליפת נתונים פיננסיים חייבת להתבצע בזמן אפס, התשובות שלכם כבר בידיים שלכם"
מה שאינו נמדד אינו מנוהל – "עולם מדידת הביצועים בארגון הוא תחום מרתק הדורש מידה רבה של הבנה ארגונית ויצירתיות" טוען אדליסט. "על מנת להפיק את המיטב מניהול ממוקד לפי מדדים ויעדים, נדרשת תשתית ארגונית אחידה, עקבית ואסטרטגית המאפשרת, למשל, הצגת המדדים הכספיים יחד עם מדדי לקוח, תפעול וכח אדם"
תמונה אחת שווה אלף נתונים – "מגדל הפיקוח חייב תמיד לראות לנגד עיניו את התמונה המלאה של 360 המעלות של הארגון, רוב הארגונים נקשרים לטבלאות על פני בחירה בטכנולוגיה וכך רואים רק חלק ממנה. יש צורך בניהול אינטגרטיבי והגדרת קשרים בין עולמות התמחיר, התקציב, מדידת הבצוע וההשפעות על תזרימי המזומנים, תמונה שרק טכנולוגיה יכולה לספק".
לא בדקת לא שילמת – ארגונים רבים נוטים לבחור בטכנולוגיות מבלי לנסות אותן באמת. מפרט ד"ר אדליסט, "על מנת להצליח ביישום טכנולוגיה ייעודית נדרשים גם הרכיבם הבאים – בחירת מוצר מתמחה, התנסות עם המוצר לפני התשלומים, גמישות גבוהה בתחזוקת המערכת עד לכדי יכולת תחזוקה עצמית של המערכת"

ולסיום, האם יש משהו שיכול לסכם את כל הטעויות?

"ההליכה בתלמים ותיקים ומוכרים" אומר אדליסט, "תשאיר אותנו בניהול האמצעים, למשל איסוף הנתונים ואיזון הגיליונות, במקום ניהול המטרות דרך הסקת מסקנות וקבלת החלטות".

לאתר TOPIT